Erfolgreiche Überbuchung Ihres Hotels und warum das so wichtig ist

In allen Hotels, unabhängig von Lage, Standard oder Größe, gibt es späte Stornierungen und No-Shows. Dadurch bleiben in der Regel Zimmer leer und unverkauft, was am Ende des Tages einen finanziellen Verlust bedeutet. Nehmen wir an, ein Hotel hat im Durchschnitt drei späte Stornierungen und No-Shows kurz vor der Ankunft. Multiplizieren Sie diese drei Zimmer mit der Anzahl der „ausverkauften“ Tage pro Jahr und multiplizieren Sie das Ergebnis anschließend mit Ihren normalerweise höchsten verkauften BAR-Raten – und Sie erhalten eine gute Schätzung der Höhe der Einnahmen, die Sie verlieren, wenn Sie keine gute Überbuchungsstrategie anwenden. Das kann eine ziemlich große Summe sein, vor allem, wenn Sie sie für mehrere Hotels zusammenzählen!

Kein Geld auf dem Tisch liegen lassen

Hotels erleben wieder Tage mit großer Nachfrage. Wollen Sie dieses Geld verlieren, oder sind Sie bereit, ein gewisses Risiko einzugehen und das Hotel zu überbuchen? Einfach ausgedrückt: Ein Hotel, das keine Überbuchungen vornimmt, verliert einen großen Teil der profitablen Einnahmen, zumal die höchsten BAR-Tarife in der Regel zuletzt verkauft werden.

Abgewiesenen Gäste

Um die Erwartungen anzupassen:  Leider bedeutet eine erfolgreiche Überbuchung oft auch, dass Gäste abgewiesen werden müssen. Es gibt kein Szenario, in dem es Ihnen gelingt, alle Tage mit unbeschränkter Nachfrage zu 100 % auszubuchen, ohne dass auch nur ein einziger Gast abgewiesen wird. Sie können die Situation jedoch gut kontrollieren und die Zahl der abgewiesenen Gäste minimieren.

Eine Strategie verfolgen

Wenn Sie an zehn ausverkauften Tagen keine Gäste abweisen, ist die Überbuchung wahrscheinlich nicht aggressiv genug. Wenn Sie an acht von zehn Tagen einen Gast abweisen müssen, ist das wahrscheinlich zu aggressiv. Wenn Sie einen Gast an zwei bis drei von zehn Tagen abweisen, machen Sie es meiner Erfahrung nach richtig.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch in einer guten Walk-out-Strategie. Das bedeutet, dass das Personal vorbereitet und geschult ist und über eine SOP verfügt, sowie dass eine enge Zusammenarbeit mit anderen Hotels in der Umgebung besteht, zu denen sie Gäste ausbuchen können. Wenn Sie Gäste sogar innerhalb Ihres Hotelportfolios umleiten können, ist dies natürlich noch besser. Wichtig ist selbstverständlich, dass Sie den Gast stets an ein Hotel mit gleichem oder sogar besserem Standard weiterleiten. Wenn Sie dies geschickt angehen, können Sie sogar einen kleinen Gewinn aus der Preisdifferenz zwischen dem, was der Gast Ihnen zahlt und der Summe, die Sie für das Zimmer in dem anderen Hotel begleichen, erzielen.

Datenbasiert

Die Antwort auf die Frage, um wie viel Sie überbuchen können, finden Sie in Ihren „Stornierungs-“ und „No-Show-Quoten“. Am besten verwenden Sie ein gutes RMS, welches die Zahl der möglichen Überbuchungen für Sie berechnen kann. Sie können diese aber auch selbst recht genau berechnen, indem Sie die genannten Quoten für jedes Segment betrachten und die „Zeit bis zur Ankunft“ berücksichtigen. Andere wichtige Kennzahlen, die Sie hier einbeziehen sollten, sind die Anzahl der „Ankünfte pro 100 Zimmer“, die „Aufenthaltslänge pro Ankunft“ sowie die „frühen Abreisen“.

Abschließend

Denken Sie daran: Schlechte Ausgangsdaten führen zu schlechten Ergebnissen, daher sind PMS-Daten von guter Qualität entscheidend. Berechnen Sie Ihre Kennzahlen, entscheiden Sie, wie viel Risiko Sie eingehen möchten und erstellen Sie nicht zuletzt eine gute SOP für Ihr Team. So können Sie sicherstellen, dass Sie keine Einnahmen aus zusätzlichen Buchungen einbüßen. Viel Erfolg und Freude mit den extra verkauften, hochpreisigen und profitablen Zimmern!